L’indennità di trasferta e i trasfertisti

Il luogo di lavoro, inteso come sede fisica ove è svolta la prestazione lavorativa, costituisce uno degli elementi essenziali e rilevanti che caratterizzano il rapporto di lavoro.

All’atto dell’assunzione di ogni lavoratore il datore di lavoro è tenuto a comunicare le specifiche del contratto anche in riferimento al luogo nel quale si concretizzerà la prestazione lavorativa (D.Lgs. 152/97 e D.Lgs. 297/2002).

Il datore di lavoro, in ragione del suo potere direttivo e organizzativo nei confronti dei lavoratori, può unilateralmente decidere di far svolgere la prestazione di lavoro in un luogo diverso da quello indicato nel contratto di lavoro.

In questa scheda operativa si esamina la disciplina relativa all’istituto della trasferta e la normativa applicabile alle figure dei lavoratori c.d. trasfertisti.

La trasferta consiste nel mutamento del luogo di lavoro in cui è abitualmente adibito un lavoratore dipendente. Questa variazione ha carattere temporaneo e prevede il rientro del lavoratore nella propria sede di lavoro (Cass. 28 marzo 2008, n. 8135).

Per sede di lavoro ordinaria del lavoratore si deve intendere quella descritta all’interno del contratto di lavoro individuale.

Il lavoratore impegnato in una trasferta ha comunque diritto alla retribuzione che avrebbe ricevuto se avesse lavorato nella sede indicata nel contratto di lavoro. La contrattazione collettiva, però, può prevedere che ai lavoratori impegnati nelle trasferte venga riconosciuto un ulteriore emolumento come:

• diaria o indennità di viaggio;
• rimborso delle spese sostenute;
• retribuzione del tempo di viaggio.

Nella trasferta rimane intatto il legame funzionale del lavoratore con il luogo di lavoro abituale (Cass. 21 marzo 2006 n. 6240; Cass. 19 novembre 2001 n. 14470; Trib. Milano 7 maggio 2009; Trib. Cassino 5 marzo 2009).

Perché si configuri una trasferta non è necessario che si rilevi la sede aziendale di destinazione, così come l’esistenza stessa di una dipendenza aziendale. Allo stesso mondo non è comunque necessario che venga identificato il tempo della durata della trasferta, è solo importante che sia previsto un rientro presso la “normale” sede di lavoro.

Consenso del lavoratore e limiti

La trasferta è disposta dal datore di lavoro in maniera unilaterale. Perciò, ai fini dell’efficacia della disposizione, non vi è la necessità che esista il consenso del lavoratore ad adempiere alla richiesta del datore di lavoro. Tale consenso non riguarda solamente il luogo della prestazione, ma anche l’eventuale diversità delle mansioni svolte durante il periodo della trasferta stessa, fatte salve le disposizioni di cui all’art. 2103 c.c.

I limiti posti al datore di lavoro relativamente alla scelta di invio del lavoratore in trasferta sono quelli di legge e di carattere generale rispetto al potere direttivo:

• correttezza e buona fede (artt. 1175 e 1375 c.c.);
• non discriminazione (art. 15 L. 300/70);
• sicurezza sul lavoro e tutela dell’integrità psicofisica (art. 2087 c.c.).

Temporaneità della trasferta

La durata delle trasferte non è definita od omologata. Esiste però, nella prassi, una soglia limite oltre la quale “la trasferta” non è più tale. È stabilito infatti che la missione continuativa, in una stessa località e diversa dalla sede di lavoro del dipendente, non può mai superare i 240 giorni (Circ. Mef 23 dicembre 1997 n. 326/E).

Il concetto di missione continuativa viene meno se, dopo la disposizione della trasferta e l’effettivo svolgimento di questa, si verifica un periodo di interruzione superiore ai 60 giorni.

Spese

Le spese, o una parte di queste, che sono effettivamente sostenute dal lavoratore in trasferta e che rientrano nell’interesse dell’azienda, sono a carico di questa, se correttamente giustificate attraverso documentazione. Sono spese rimborsabili le voci che hanno ad oggetto, ad esempio:

• viaggi e spostamenti;
• soggiorno (vitto e alloggio);
• comunicazioni con l’azienda/datore di lavoro;
• ogni altra spesa sostenuta in ragione della missione.

Non sono rimborsabili, se non previsto da accordo nazionale o individuale, le spese sostenute per motivazioni personali.

Diaria

È un compenso destinato al lavoratore in trasferta utile a compensare sia eventuali spese sostenute sia il maggior disagio causato al lavoratore in ragione della trasferta stessa.

Il datore di lavoro è libero di erogare un’indennità di trasferta di importo superiore a quello stabilito dalla contrattazione nazionale, anche in virtù di accordo individuale concluso con il lavoratore o per accordo aziendale. Questa indennità corrisposta al lavoratore ha natura mista, in parte risarcitoria, in parte retributiva.

Trattamento fiscale delle trasferte (art. 51, c. 5, TUIR)

In materia di imponibilità previdenziale e fiscale delle somme erogate per invio in trasferta la norma stabilisce 3 tipologie di regimi.

1) Rimborsi analitici

Sono esenti per le spese documentate riferite a:

• Vitto
• Alloggio
• Viaggio o trasporto
• Ulteriori spese non documentate fino a 15,49 € giornalieri purché dichiarate dal dipendente.

2) Diaria forfettaria

La diaria forfettaria è esente fino a 46,48 € giornalieri per trasferte in Italia al di fuori del comune ove ha sede l’azienda e di 77,47 € per trasferte all’estero. Le diarie corrisposte per trasferte all’interno del comune della sede aziendale sono sempre imponibili fiscalmente.

3) Sistema misto (diaria + rimborsi)

La diaria è esente fino a 30,99 € /gg se vi è una fornitura gratuita di vitto o alloggio. Se invece vi è rimborso analitico di vitto e alloggio la soglia di non imponibilità è di 15,49 €.

I rimborsi analitici continuano a seguire la regola descritta al punto 1).

Attenzione:

• il rimborso delle spese di parcheggio è assoggettabile interamente a tassazione quando vengono adottati sistemi di rimborso forfettario o misto. Inoltre, nel distinto caso del rimborso analitico le spese di parcheggio rientrano tra le “altre spese” (distinte da quelle di viaggio, trasporto, vitto e alloggio) escluse dalla formazione del reddito di lavoro dipendente fino all’importo massimo di 15,49 € giornalieri, innalzati a 25,82 € per le trasferte all’estero (Interpello AE 5/2019);
• gli eventuali rimborsi spese forfettari corrisposti ai lavoratori dipendenti a ristoro delle spese di trasporto, vitto e alloggio devono ritenersi esenti entro i limiti giornalieri di 46,48 € se relativi a trasferte in Italia e a 77,47€ per trasferte estere (e tenuto conto delle riduzioni in caso di riconoscimento di vitto e/o alloggio; Risp. AE 304/2019).

La scelta della modalità di erogazione delle somme dev’essere la medesima con riferimento alla trasferta complessiva.

Trasferte all’estero

Per le trasferte all’estero rimangono immutate le modalità sopra descritte, ma cambiano le soglie di imponibilità.

Nel caso di utilizzo di un sistema a rimborsi analitici sono sempre esenti le spese documentate riferite a:

• vitto;
• alloggio;
• viaggio o trasporto.

Per le spese non documentate ma attestate la soglia è innalzata fino a 25,82€ giornalieri.

La diaria forfettaria per le trasferte all’estero è esente fino a 77,47€ giornalieri.

Se si adotta un sistema misto,invece la diaria è esente fino a 51,65 €/gg se vi è riconoscimento del vitto o dell’alloggio. Se invece vi è rimborso analitico del vitto e dell’alloggio la soglia di non imponibilità è di 25,82 €.

Trasferte nel territorio comunale

Le trasferte effettuate all’interno dello stesso comune rispetto alla sede di lavoro del lavoratore seguono regole diverse per quanto riguarda l’imponibilità fiscale delle somme precedentemente descritte. Infatti, solo per questi casi la legge indica che:

• i rimborsi analitici sono imponibili, salvo che riguardino spese di trasporto documentate dal vettore fornitore del servizio;
• la diaria forfettaria è interamente imponibile.

Ne deriva che l’utilizzo di un sistema misto configura come imponibili tutte le spese, tranne quelle di trasporto correttamente documentate.

Tempo di viaggio

Le somme che possono venir erogate al lavoratore rispetto al tempo di viaggio, che sia coincidente o meno con l’orario del lavoratore, sono completamente imponibili ai fini fiscali. Questo perché la giurisprudenza ha più volte chiarito che l’indennità di trasferta copre già sufficientemente il maggior disagio che deriva, per il lavoratore, dalla trasferta stessa.

Infortuni e assicurazioni

Per il datore di lavoro vige l’obbligo di segnalare la trasferta del lavoratore nel caso in cui questo si trovi ad essere esposto, durante la trasferta, a dei rischi diversi da quelli oggetto delle lavorazioni per il quale è già stato assicurato nella sua abituale sede di lavoro.

Sono infortuni sul lavoro tutti quelli che si verificano nel corso della trasferta, esclusi gli infortuni che:

• non hanno alcun legame funzionale con l’attività lavorativa durante il periodo di trasferta;
• sono causati da particolari scelte del lavoratore che siano irragionevoli o prive di qualsiasi collegamento con la prestazione e che siano tali da esporre il lavoratore a un rischio determinato dalle stesse scelte.

Sono da considerare infortuni legati all’attività lavorativa anche quelli che possono intercorrere nei tempi di spostamento durante la trasferta (tenendo presente le eccezioni citate) e gli infortuni che possono accadere dentro l’alloggio temporaneo (es. l’albergo) del lavoratore durante le giornate di trasferta.

Trasferta durante l’emergenza sanitaria COVID-19

Il diffondersi del virus COVID–19 ha determinato notevoli ripercussioni anche nel mondo del lavoro che hanno richiesto l’adozione di molteplici interventi normativi da parte del Governo.

Il 6 aprile 2021 è stato sottoscritto il Protocollo condiviso di aggiornamento delle misure per il contrasto e il contenimento della diffusione del COVID–19 negli ambienti di lavoro.

In materia di trasferte nazionali ed internazionali, è opportuno che il datore di lavoro, in collaborazione con il medico competente e il Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione (RSPP), tenga conto del contesto associato alle diverse tipologie di trasferta previste, anche in riferimento all’andamento epidemiologico nelle sedi di destinazione.

Al fine della corretta gestione della trasferta, alla luce della normativa emergenziale in continua evoluzione è, pertanto, necessario prendere visione della disciplina in vigore nel Paese di destinazione del lavoratore al momento della trasferta.

Adempimenti e comunicazione INAIL

L’obbligo per il datore di lavoro/committente di effettuare la comunicazione all’Inail della trasferta deve considerarsi sussistente e va, quindi, mantenuto solo ed esclusivamente nel caso in cui il personale sia esposto a rischi diversi da quelli oggetto delle lavorazioni per le quali è già assicurato all’Istituto. Conseguentemente, l’obbligo di effettuare la comunicazione della trasferta del personale è escluso negli altri casi nei quali tale personale continua ad esercitare le stesse lavorazioni corrispondenti ai rischi specifici della polizza dipendenti della PAT della ditta costituita presso la sede INAIL (Nota INAIL 4465/2008).

I dati da fornire all’INAIL, qualora vi fosse l’obbligo di comunicare la trasferta, sono:

• i dati del datore di lavoro o committente, compresi codice ditta e PAT;
• i dati del lavoratore, compresi C.F. e la retribuzione o il compenso;
• il luogo e durata della trasferta;
• il contenuto della prestazione lavorativa.

Si ritiene che i tempi per effettuare la comunicazione siano quelli ordinari (DPR 1124/65), vale a dire che l’estensione del rischio assicurato e la località dei lavori devono essere comunicate entro 30 giorni, mentre la denuncia di nuovo lavoro contestualmente all’inizio dei lavori (si consiglia comunque una comunicazione preventiva alla trasferta).

Dal 13 luglio 2013 i datori di lavoro, intermediari e lavoratori autonomi devono richiedere il documento PD DA 1 (documento destinato ad un assicurato che si sposta verso, risiede o soggiorna in uno Stato membro dell’UE diverso da quello in cui è assicurato contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali) attraverso la procedura informatizzata disponibile nel Portale INAIL.

Una volta inviata la richiesta del documento, sarà trasmessa automaticamente una e-mail alla posta di struttura della sede INAIL territoriale competente per la lavorazione ed una mail, tramite posta elettronica certificata (PEC), al richiedente per la conferma della presa in carico della richiesta.

Rimborsi spese e trasferte: salvo i casi di errore meramente materiale, l’omessa o infedele registrazione dei dati che determina differenti trattamenti retributivi, previdenziali o fiscali è punita con la sanzione pecuniaria amministrativa da 150 a 1.500€.

Se la violazione si riferisce a più di 5 lavoratori ovvero a un periodo superiore a 6 mesi la sanzione va da 500 a 3.000€.

Se la violazione si riferisce a più di dieci lavoratori ovvero a un periodo superiore a 12 mesi la sanzione va da 1.000 a 6.000€ (art. 39 DL 112/2008 conv in L. 133/2008, modificato dall’art. 22 D.lgs. 151/2015).

Trasferte fittizie:

Il regime sanzionatorio per infedele registrazione sul LUL (art. 39, c. 7, DL 112/2008 conv inL. 133/2008) può trovare applicazione nei casi in cui la registrazione del dato risulti sostanzialmente non veritiera:

• sia in ordine ai dati meramente quantitativi della stessa (es. differente retribuzione di fatto erogata o differente orario di lavoro/riposi effettivamente goduti);
• sia in ordine ai dati qualitativi non inerenti alla qualificazione giuridica del rapporto di lavoro ma alla scritturazione sul LUL di una causale o titolo fondante l’erogazione economica che non trovi riscontro nella concreta esecuzione della prestazione

sempre a condizione che dall’infedele registrazione sul LUL derivino ricadute sotto il profilo retributivo, previdenziale o fiscale.

Con riguardo alla non conforme registrazione della voce “indennità di trasferta”, la sanzione per infedele registrazione sul LUL andrà applicata:

• in presenza di una indennità registrata nel LUL riconducibile a trasferta in realtà mai effettuata, tali emolumenti vengono dunque corrisposti per occultare retribuzioni erogate ad altro titolo e con finalità presumibilmente elusive (es. registrazione sotto la voce “trasferta Italia” di compensi relativi ad ore di lavoro straordinario svolte);
• in caso di registrazione, sotto la voce trasferta, di emolumenti corrisposti per compensare le prestazioni lavorative in realtà svolte dai trasfertisti per i quali è previsto, come detto, un regime contributivo di minor favore.

In presenza di trasferte “fittizie” si applicherà il seguente impianto sanzionatorio:

• recupero contributi INPS e INAIL;
• sanzioni per evasione contributiva (art. 116, c. 8, lett. b), L. 388/2000) connessa a registrazioni o denunce obbligatorie omesse o non conformi al vero: pari al 30% in ragione d’anno entro il tetto massimo del 60% dei contributi dovuti. Raggiunto tale tetto, sul solo debito contributivo, con esclusione delle sanzioni già calcolate, si applicano gli interessi di mora;
• sanzione per infedele registrazione nel LUL (art. 39, c. 7, DL 112/2008 conv in L. 133/2008): da minimo 150 a massimo 6.000€ in base al numero di dipendenti coinvolti e alla durata della condotta illecita;
• sanzione per omissioni o inesattezza nelle registrazioni apposte sul prospetto paga (art. 5 L. 4/53): da 150 a 900€, maggiorata in base al numero di dipendenti coinvolti e alla durata della condotta illecita;
• versamento delle ritenute fiscali evase e sanzioni tributaria pari al 30% delle somme evase.
  
  

Affinché le spese rimborsate “a piè di lista” al dipendente godano dell’integrale esenzione dell’imposta (ove previsto), è necessario che siano sostenute da idonea documentazione.

Non obbligatorietà dell’autorizzazione scritta alla trasferta (lettera di incarico)

Non è necessaria un’autorizzazione preventiva alla trasferta: la trasferta e le spese ad essa collegate devono risultare dalla normale documentazione conservata dal datore di lavoro.

Non obbligatorietà dell’autorizzazione scritta per l’utilizzo dell’auto privata del dipendente

Il Ministero ha ritenuto che “per quanto riguarda la documentazione del viaggio e trasporto, mentre le spese per i viaggi compiuti con mezzi pubblici (ferrovie, aerei, eccetera) sono direttamente documentabili mediante l’esibizione da parte del dipendente dei relativi biglietti, quelle per i viaggi compiuti con propri mezzi devono essere determinate dallo stesso datore di lavoro sulla base di elementi concordanti, sia diretti che indiretti”. “Relativamente all’indennità chilometrica per le trasferte fuori del comune dove il dipendente ha la sede di lavoro, si precisa che, al fine di consentire l’esclusione dalla formazione del reddito di lavoro dipendente dell’indennità chilometrica, non è necessario che il datore di lavoro provveda al rilascio di una espressa autorizzazione scritta che contenga tutti i dati relativi alla percorrenza e al tipo di autovettura ammessa per il viaggio. È invece necessario che, in sede di liquidazione, l’ammontare dell’indennità sia determinato avuto riguardo alla percorrenza, al tipo di automezzo usato dal dipendente e al costo chilometrico ricostruito secondo il tipo di autovettura. Detti elementi dovranno risultare dalla documentazione interna conservata dal datore di lavoro” (Circ. Min. Fin 23 dicembre 1997 n. 326).

Predisposizione di una nota spese da parte del dipendente

Il dipendente deve avere cura di presentare una nota spese nella quale devono essere riepilogate le spese sostenute per la trasferta, classificate in categorie omogenee, alla quale verrà allegata la documentazione in originale, tranne che per quelle spese per le quali, come si è visto, viene prevista la detassazione fino ad un importo massimo giornaliero senza necessità di allegare la documentazione.

Requisiti di forma dei documenti di spesa

L’Agenzia delle Entrate ha previsto, in numerose circolari, che ogni qual volta i documenti di spesa siano collegabili alla trasferta eseguita, nei limiti di tempo e di luogo in cui la stessa è avvenuta, e vengono opportunamente riepilogati nella nota spese intestata al dipendente o collaboratore (da presentare ai fini dell’ottenimento del rimborso), gli stessi sono idonei per la deducibilità delle spese di trasferta nella determinazione del reddito di impresa del datore di lavoro e per la detassazione del rimborso in capo al dipendente.

I trasfertisti rappresentano una categoria particolare tra i lavoratori, e sono identificabili come quei soggetti che svolgono la propria attività lavorativa in luoghi sempre differenti e comunque al di fuori della sede fisica dell’azienda per cui lavorano.

Dal 2016, il Legislatore, adeguandosi alla posizione assunta dalla giurisprudenza (Cass. 17 febbraio 2016 n. 3066), attraverso il DL 193/2016 conv. in L. 225/2016 ha definito in maniera chiara la platea dei trasfertisti, indicandone le seguenti necessarie caratteristiche:

• la mancata indicazione, nel contratto o nella lettera di assunzione, della sede di lavoro;
• lo svolgimento di un’attività lavorativa che richiede la continua mobilità del dipendente;
• la corresponsione al dipendente, in relazione allo svolgimento dell’attività lavorativa in luoghi sempre variabili e diversi, di un’indennità o maggiorazione di retribuzione in misura fissa, attribuite senza distinguere se egli si è effettivamente recato in trasferta e dove questa si è svolta.

In mancanza dei requisiti descritti, il lavoratore non può più essere considerato trasfertista ma è da intendersi semplicemente “in trasferta”.

Disciplina generale del reddito dei lavoratori trasfertisti

I lavoratori rientranti nella categoria “trasfertisti” godono di uno speciale regime fiscale e previdenziale.

Le indennità e le maggiorazioni di retribuzione riconosciute, anche se corrisposte con carattere di continuità, ai lavoratori trasfertisti concorrono a formare il reddito dello stesso lavoratore solamente nella misura del 50% (art. 51, c. 6, TUIR).

Esempio:

Maggiorazione mensile corrisposta: 700,00 €

Quota esente 50%: 350,00 €

Quota imponibile previdenziale e fiscale: 350,00 €

Eventuali spese sostenute dal lavoratore trasfertista e rimborsate in regime di rimborso analitico sono integralmente attratte a tassazione ordinaria.

Mancanza di requisiti

Per i lavoratori per cui non sussistono tutte le condizioni necessarie al riconoscimento dello status di “trasfertista” non è applicabile il trattamento speciale contributivo. Può essere riconosciuto solamente il trattamento previsto per le indennità di trasferta.

Per alcune specifiche categorie di lavoratori (ad es. lavoratori dischiarati discontinui), seppur concettualmente riconducibili alla fattispecie dei trasfertisti, la stessa normativa stabilisce che – stante la natura della prestazione svolta e le previsioni della contrattazione collettiva – sia riconosciuta l’indennità di trasferta.

Ad esempio, il personale viaggiante non rientra nella categoria dei trasfertisti poiché l’attività di questi lavoratori è esercitata partendo da un luogo fisso di lavoro.

Trasfertisti in trasferta

In via generale, il lavoratore “trasfertista” non dovrebbe mai essere in “trasferta”. Tuttavia, se realmente si configurano le condizioni per l’occasionale svolgimento dell’attività in luogo diverso da quello previsto, in seguito ad un’indicazione del datore di lavoro, queste daranno diritto a ricevere le indennità e i rimborsi spese previsti per la trasferta.

Adempimenti

Non sussistono particolari e specifici adempimenti in capo al datore di lavoro che risulta avere in forza lavoratori trasfertisti, salvo:

• la corresponsione della indennità di trasferta e la sua indicazione a LUL;
• la corretta imposizione fiscale delle indennità (50% imponibile – 50% esenti);
• la non evidenziazione nel contratto individuale della sede di lavoro.

Normativa di riferimento

• art. 51, c. 6, TUIR;
• art. 7-quinquies, c. 1, DL 193/2016 conv. in L. 225/2016
• art. 3, c. 5, D.Lgs 314/97.

Esempio:

Esempio:

Retribuzione mensile: € 1.467,12

Indennità giornaliera di trasfertista: € 50,00

Giornate di lavoro/mese: 22 giorni

Aliquota di riferimento (carico dipendente): 9,19 %

Indennità di trasfertista: € 50×22 = € 1.100,00

Quota di indennità esente (50%): € 1.100,00/2= € 550,00

Quota di indennità soggetta (50%): € 1.100,00/2= € 550,00

Imponibile contributivo: retribuzione + indennità soggetta: € 2.017,12

Contributi: € 185,37

Imponibile IRPEF: € 1.831,75

Imposta IRPEF lorda: € 432,94

Detrazioni imposte: € 194,77

Imposta netta (IRPEF lorda – detrazioni imposte): € 238,22

Imponibile IRPEF – imposta netta: € 1.593,53

Quota di indennità esente: € 550,00

Netto a pagare (con arrotondamento): € 2.143,00

Note: nell’esempio di cui sopra si sono tenuti conto dei seguenti dati: reddito presunto annuo €23.812,75 e n. 31 gg detrazioni del mese.